Tietosuojaseloste

Antamiesi tai kertomiesi tietojen suojaaminen on meille erittäin tärkeää. Surunauhan työntekijät, hallituksen jäsenet ja vapaaehtoiset vertaistukijat ovat sitoutuneet vaitiolovelvollisuuteen, ja huolehdimme siitä, että heillä on tarvittava tietosuojaosaaminen. Tietojasi ei näytetä tai luovuteta ulkopuolisille. Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeellista toivomasi vertaistuen tai muun palvelun toteuttamiseksi tai jäsenyytesi ylläpitämiseksi. Alla olevassa tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä Surunauhassa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Surunauha ry (”Yhdistys”)
Osoite: Fredrikinkatu 39 C 22
Puhelin: 040 545 8954
Sähköposti: toimisto@surunauha.net
Yhteyshenkilö: Teppo Kupias

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen palveluun, kuten Yhdistyksen vertaistuki tai uutiskirje, ilmoittautuneiden sekä Yhdistykseen liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenyyden ylläpito ja kehittäminen, Yhdistyksen palvelun, johon Rekisteröity on ilmoittautunut, järjestäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 11 §, https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503#L3P11) sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon tai Yhdistyksen järjestämän palvelun toteuttamiseen.

Rekisteröidyn antamien arkaluontoisten tietojen (Henkilötietolaki 11 § ja 12 §, https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523#L3P1) käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja Yhdistyksen palveluun ilmoittautuneiden, sekä Yhdistyksen yhteistyökumppaneiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai Yhdistyksen palveluun ilmoittautumiseen liittyviä tietoja. Näitä tietoja voivat olla:

– Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
– Rekisteröidyn kotipaikka;
– Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
– Rekisteröidyn puhelinnumero;
– Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
– Rekisteröidyn jäsennumero;
– Rekisteröidyn syntymäaika;
– Rekisteröidyn sukupuoli;
– Rekisteröidyn henkilötunnus;
– Rekisteröidyn nimimerkki ja siihen liittyvä sähköpostiosoite Yhdistyksen keskustelualueella;
– Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot läheisen itsemurhasta;
– Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot läheisen itsemurhan jälkeen saadusta tuesta;
– Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot omasta voinnista.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisteröidyn ilmoittamia henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille, kuten Yhdistyksen tilaisuuksien tai ryhmien ammattilaisohjaajille, Rekisteröidyn jäsenyyteen tai Yhdistyksen palveluun ilmoittautumiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, kuten tiedostojen varmuuskopiointiin tarkoitettua Dropbox-pilvipalvelua (https://www.dropbox.com/privacy), MailChimp-uutiskirjepalvelua (https://mailchimp.com/legal/privacy/) tai SurveyMonkey-kyselypalvelua (https://fi.surveymonkey.com/mp/gdpr/), jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en);
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen tai palvelu, johon Rekisteröity on ilmoittautunut, jatkuu. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Yhdistyksen suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistyksen työntekijälle (Teppo Kupias) osoitteeseen vertaistuki@surunauha.net. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Surunauha ry
Teppo Kupias
Fredrikinkatu 39 C 22
00120 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.